各位同仁 大家好，

　　近來發現本校多件公文實體附件資料未依行政流程完成審閱核示，即前來文書組要求用印。此與本校「印信管理作業要點」第五點規定：「本校任何文件，申請用印應經校長或依「申請用印分層負責辦事明細表」權責核定後，始予蓋用印信。」不符。

　　「印信管理」為本校內控內稽重點項目，為使公文實體附件資料用印作業符合相關規定，請承辦同仁依下列方式辦理：

• 採【紙本發文】者：
• 1. 於簽辦「電子公文系統--校外發文-函(稿)」時，請勾選「實體附件--是否包含實體附件」及「實體附件是否併入校內流程」（須印出「實體附件清單」），另應勾選「用印申請--此公文與附件是否需一併申請用印：是」及「請輸入用印申請相關資訊--印章種類、其他印章名稱、用印文件名稱、用印文件數量」等。                                                                                                    

 2. 於簽辦「電子公文系統--校外發文-函(稿)」時，請將實體附件資料先行掃描後，勾選「加入附件」及「附件說明」，另應勾選「用印申請--此公文與附件是否需一併申請用印：是」及「請輸入用印申請相關資訊--印章種類、其他印章名稱、用印文件名稱、用印文件數量」等。

• 採【電子發文】者：
  於簽辦「電子公文系統--校外發文-函(稿)」時公文本體欲進行電子發文而附件另寄時，實體附件可以「用印申請單」或「簽呈」方式進行簽核通過後，送交文書組辦理用印。
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• 附件如為「領據」或「計畫書」等文件，因須送經會計室及校長或授權代理人完成核章後蓋用校印，故不須另送「用印申請單」或「簽呈」之方式進行用印作業。
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• 以上事項請大家共同配合，如有任何問題請洽文書組李雅慧 (分機2202)、高行遠 (分機2209)、林俞妏 (分機2210)，謝謝！

總務處文書組　2014.12.12 敬啟